Thực tế là rất khó, thậm chí là không cách nào để hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ trong thời gian quá ngắn. Giống như sự thật là chẳng có cách nào để bạn có thể đạt được 8.0 IELTS chỉ sau vài tuần học hành. Nhưng cũng lại có một thực tế nữa, đó là nếu bạn có những thói quen ngăn nắp và làm việc có hệ thống, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Gần đây tôi đi làm cho một tập đoàn công nghệ. Trong một phiên open talk trả lời các thắc mắc của nhân viên, khi được hỏi “Anh có nghĩ làm quá giờ (overtime) là vấn nạn của doanh nghiệp này không?”, anh đã trả lời đại ý rằng “Công nghệ thông tin và một ngành nghề đang phát triển với tốc độ rất nhanh, mà người Việt Nam mình thì vốn đi chậm, năng suất lao động lại thấp; hơn thế, công ty nào cũng muốn đạt được thành quả nhanh hơn và tốt hơn đối thủ, vậy thì chẳng có cách nào khác là phải làm gấp đôi gấp ba thời gian. Nếu đã xác định làm trong ngành công nghệ thông tin, thì cần phải chấp nhận và coi chuyện làm bất kể giờ giấc đó như là cái nghiệp đi”.
Tất nhiên ở đây chúng ta không bàn đến góc nhìn của những người muốn nghỉ ngơi thảnh thơi hay quá quan trọng việc cần cân bằng giữa công việc cuộc sống.
Tôi nghĩ tôi sẽ còn lưu lại lời chia sẻ đấy của anh sếp kia lâu. Vì tôi thấy nó rất hữu ích, và dường như là điều tôi có thể đem ra tự răn mình mỗi khi thấy đuối sức với những công việc của nền công nghiệp truyền thông hiện đại. Thực ra tôi hơi may mắn, đó là có hơn 3 năm làm agency, tiếp cận với các khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức ở rất nhiều lĩnh vực. Điều đó giúp tôi nhìn nhận sâu sắc rằng không chỉ công nghệ thông tin như lời anh sếp ở trên, mà ngành nào cũng thế. Dưới điều kiện kinh tế phẳng, giao thương xuyên biên giới bớt rào cản, thì để tiến tới cái đích bình đẳng với các doanh nghiệp khác ở nước bạn, người mình phải nỗ lực rất nhiều.
Mấy em đồng nghiệp thi thoảng bảo tôi “Tốc độ nghiên cứu và ra bài của chị kinh khủng thật đấy. Làm sao có thể làm nhanh thế được?”. Tôi thường chỉ có một cách trả lời duy nhất “Muốn nhanh ra được những bài tốt, em phải yêu đề tài. Muốn được làm những đề tài em yêu, em phải làm thật nhanh những thứ hầm bà lằng còn lại.” Tất nhiên ngay cả khi tôi có thể hoàn thành việc xác định sự quan trọng của tin tức chỉ trong một vài nhìn nhận, hoặc biên một cái tin trong khoảng 10 phút sau sự kiện, thì vẫn không dễ gì để có thể tiết kiệm thời gian làm việc. Vì thế tôi tiếp tục nghiên cứu về đề tài này, một cách khoa học.
Hoàn thành khối lượng công việc to nghĩa là biết phải làm những gì, khi nào, và làm thế nào để hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất có thể để tối đa hóa ít thời gian bạn có hàng ngày. Nó có nghĩa là chọn các nhiệm vụ phù hợp chiến lược với mục tiêu cho mỗi công việc của bạn. Và đó, nó quay lại chuyện, bạn làm gì cũng phải có mục tiêu.
Mọi thứ có thực sự cấp bách để bạn phải lao tâm khổ tứ?
Nhiều bạn lao vào công việc chẳng kịp nghĩ ngợi nhiều, nhưng điều này lợi bất cập hại. Tuy nghe hơi sáo điều nhưng đúng là chúng ta cần nghiêm túc lập kế hoạch cho bản thân theo tháng, tuần, ngày xem công việc nào thực sự quan trọng và giúp bạn nhanh đạt được mục tiêu công việc nhất?
Hãy tưởng tượng hậu quả của việc chọn làm nhiệm vụ khẩn cấp (nhưng không quan trọng) thay vì tập trung vào những hành động quan trọng.
Ông Oliver Emberton có nói câu này:
“Bí mật để làm chủ thời gian là tập trung một cách có hệ thống vào công việc quan trọng và tránh xa các công việc khẩn cấp.”
Nó rất sâu sắc và chân thật bởi vì sự khẩn cấp phá hoại năng suất. Nhiệm vụ cấp bách nhưng không quan trọng đem đến nhiều phiền toái lớn. (Khâu lập kế hoạch của thị trường ta nói chung là tệ, nên nhân viên và quản lý suốt ngày mắc kẹt trong đống công việc “gấp”, có đơn vị còn phủ đầu ứng viên từ khi phỏng vấn “Làm bên chị là phải chấp nhận làm việc gấp, việc gấp phải chiếm đến 70% khối lượng công việc”. Nghe bạn senior tâm sự mà trong lòng tôi chỉ nghĩ, nếu tôi gặp phải trường hợp đó, tôi sẽ nói “Thế theo em chị nên giải thể luôn bộ phận đó đi”. Haha, Dương gắt. Okay fine.
Năm 1954, cựu tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower nói:
“Tôi có hai vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Sự khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng là không bao giờ cấp thiết.”
Rạch ròi giữa nhiệm vụ quan trọng và những nhiệm vụ cấp bách là vấn đề đối với nhiều người. Nhiệm vụ khẩn cấp đưa chúng ta vào “chế độ luôn phải trả lời” và gây nhiều phiền toái. Công việc quan trọng là những nhiệm vụ được lên kế hoạch để đạt mục tiêu. Và chúng ta cần phải kiên định với mục tiêu đó, điều này cũng thể hiện rằng chúng ta tin vào năng lực lập kế hoạch của chính mình.
Bộ não của chúng ta bị thu hút bởi sự khẩn cấp đến mức chúng ta chọn “các lựa chọn tệ hơn thay vì chọn điều quan trọng”. Để tối đa hóa thời gian và làm việc tập trung hơn, hãy tự đặt câu hỏi liên tục cho chính mình, và phát triển khả năng kiểm soát tâm trí bất ngờ gặp phải các tình huống khẩn cấp.
Khi một công việc bạn không lên kế hoạch ập vào bạn, hãy tự hỏi mình: “Đây có thực sự quan trọng không?”
Và sau đó suy nghĩ về không chỉ là hướng giải quyết mà còn là thời gian mà bạn sẽ phải dành để xử lý nó.
Checklist một ngày của bạn có những nhiệm vụ gì?
Khi cố gắng giải quyết quá nhiều nhiệm vụ mỗi ngày, bạn sẽ bị choáng ngợp và năng suất sẽ bị giảm. Khi tất cả mọi nhiệm vụ bạn đều cho là quan trọng, bạn sẽ cùng lúc ưu tiên tất cả mọi thứ, năng suất cá nhân cũng giảm. Bởi vậy bạn nên nắm rõ khả năng của mình để đưa ra một checklist phù hợp. Tôi biết nhiều người lập kế hoạch công việc vào đầu ngày và thường chẳng khi nào tick done được quá 2/3 so với các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Ngoài ra, bạn nên làm những công việc quan trọng và được ưu tiên vào buổi sáng khi bản thân có được năng lượng tích cực tốt nhất.
“Ngay cả khi bạn cảm thấy tất cả mọi thứ đều quan trọng, bạn vẫn cần phải biết điều gì nên dành nhiều thời gian và điều gì có thể dành ít thời gian hơn.” Alan Henry của Lifehacker nói.
Bất cứ khi nào bạn phải đối mặt với rất nhiều việc phải làm, hãy lùi lại một bước để tâm trí bình tĩnh hơn, suy nghĩ về hậu quả nếu như mình không ưu tiên mỗi đầu việc trong danh sách đó. Rồi thay vì đổ xô để làm thực hiện cùng một lúc, bắt đầu bằng cách tự hỏi mình: “Điều này có thực sự quan trọng không? Không làm có sao không? Không dành quá nhiều nỗ lực vào đây thì có sao không?”
Và sau đó suy nghĩ về cách thức cũng như khoảng thời gian hợp lý nhất để giải quyết.
Cuối cùng, bạn cũng nên rèn nhanh phản xạ sắp xếp ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng, chứ nếu không bạn sẽ mất cả đống thời gian chỉ để cân lên đặt xuống xem đâu là việc quan trọng hơn, nó sẽ khiến bạn mất tập trung vào công việc thực sự của mình.
Đừng tạo cơ hội cho những điều có thể làm bạn sao nhãng
Những thông báo, tiếng ồn lớn xung quanh, những phương tiện truyền thông xã hội, tiếng gõ cửa, thông báo mail mới… Chúng làm gián đoạn sự tập trung của bạn, khiến bạn mất tập trung và phải bắt đầu lại.
Bất cứ lúc nào bạn bị sao nhãng khỏi nhiệm vụ của mình, bạn cần có thời gian để điều chỉnh lại – tối đa 25 phút trong nhiều trường hợp.
Cuộc sống và công việc của bạn không thể tốt hơn nếu cứ tiếp tục để những điều gây sao nhãng làm phiền. Những người thành công đặt ưu tiên! Họ tập trung! Họ ngắt kết nối khỏi mọi thứ khác để hoàn thành công việc.
Hãy cẩn thận với các hoạt động lãng phí thời gian được ngụy trang dưới lớp vỏ bọc là công việc. Thảo luận lâu dài với các đồng nghiệp, các cuộc họp dài, những tình huống bông đùa adua và “nhạt nhẽo” trong phòng họp, những bình luận chẳng đi đến đâu… và ngay cả việc xử lý công việc hộ người khác “khẩn cấp”… Bạn nên tránh xa những điều đó và tập trung vào công việc có giá trị cao của mình.
Trong cuốn sách được Seneca viết vào thế kỷ thứ nhất, ông ngạc nhiên vì dường như ít người coi trọng cuộc sống của họ. Mọi người luôn bận rộn một cách khủng khiếp và có thể đang lãng phí thời gian của mình vào những việc không đem lại lợi lộc gì cho bản thân.
Ông ấy nhận thấy ngay cả những người giàu có cũng đã hối hả cuộc sống của họ, tranh thủ làm dày thêm khối tài sản của họ và tin rằng họ sẽ sớm được nghỉ ngơi. Nhưng thực tế thì chẳng hề như vậy.
Trong cuốn sách của ông (dịch bởi John W. Basore), “Về sự ngắn ngủi của cuộc sống”, Seneca đưa ra những hiểu biết sâu sắc về nghệ thuật sống. Ông quan sát thấy rằng “Không phải là chúng ta có quá ít thời gian, mà chúng ta đang làm mất rất nhiều… Cuộc sống không hề ngắn nhưng chúng ta đang lãng phí.”
“Cuộc sống sẽ dài nếu bạn biết cách sử dụng nó”, ông khuyên.
Hãy kiểm soát thời gian của bạn và bắt đầu phân phối nó một cách hợp lý ngay hôm nay.
Hãy bắt đầu bằng cách xem lại thói quen hàng ngày của bạn; nghiêm túc theo dõi các hoạt động hàng ngày của bạn trong một thời gian để thấy rõ thời gian của bạn đang được phân bổ như thế nào. Những cuộc họp, điện thoại, email, thông báo, những buổi trò chuyện phiếm và nhiều phiền nhiễu khác mà vốn đang liên tục thu hút bạn thì chúng đang chiếm mất bao nhiêu phần đời của bạn.
Ghi lại TẤT CẢ các cuộc hẹn, deadlines của bạn và những khoảng trống. Hãy phân tích trong những khoảng thời gian đó điều gì bạn nên ưu tiên làm gì.
Hãy lên lịch trước cho các công việc của bạn. Hãy lập kế hoạch để biết điều gì đang xảy ra mỗi ngày với cuộc đời của mình. Điều này giúp bạn nhận ra bạn đang sử dụng thời gian như thế nào? Hãy lưu ý rằng những khoảng thời gian trống có thể làm suy giảm thói quen của bạn.
Dừng khiến bản thân bận rộn quá. Bận không có nghĩa là hiệu quả. Công việc bận rộn làm cho bạn cảm thấy như đang phát triển bản thân nhanh hơn và năng suất hơn, nhưng thực ra không phải như vậy.
Nếu bạn dành thời gian để đo lường công việc của mình, bạn sẽ ngạc nhiên về việc bạn đang làm những việc ít đem lại giá trị như thế nào.
Oliver Burkeman của BBC viết: “Khi bạn bận rộn, nhiều khả năng bạn sẽ quản lý thời gian kém hơn – thực hiện những công việc khẩn cấp hơn là hoàn thành những đầu việc quan trọng và đã được ưu tiên. Một vòng luẩn quẩn: cảm giác bận rộn khiến bạn bận rộn hơn trước.”
Nhiều người trong chúng ta nhầm lẫn là “bận rộn” với hiệu quả. Nếu bạn bắt đầu một ngày bằng cách trả lời email. Bạn có thể bị hút vào việc trả lời các câu hỏi, trả lời mọi email và thúc đẩy hành động của người khác.
Hãy chủ động hơn trong việc trả lời email của bạn. Hãy có kế hoạch với nó và đừng bị cuốn vào chế độ liên tục phải trả lời.
“Hầu hết chúng ta không có vấn đề gì với việc bận rộn, nhưng chúng ta thường bận rộn với những điều vô bổ” Angie Morgan, đồng tác giả của cuốn Spark: How to Lead Yourself and Others to Greater Success“. Bạn có thể dành vài phút để gửi email, nhưng điều đó không thúc đẩy kết quả hoặc đưa bạn đến những mục tiêu lớn hơn. Khi mọi người nói, “Tôi rất bận,” nó thực sự có nghĩa là, “Tôi là một người lập kế hoạch tồi,” hoặc, “Tôi không biết cách ưu tiên hoặc ủy thác.”
Hãy chấp nhận hoàn thành từng đầu công việc một. Hãy lựa chọn công việc khó hơn và làm các việc quan trọng, được ưu tiên của bạn thay vì trả lời các nhiệm vụ cấp bách.
Thời gian của bạn chỉ có giới hạn nhất định thôi. Làm-mọi-thứ không phải là một lựa chọn tốt đâu.
Một gợi ý nghiêm túc và đơn giản để bạn có thể làm việc khoa học hơn
Lên list những công việc bạn sẽ làm vào ngày hôm sau;
Nghĩ tới và viết ra những điều bạn sẽ làm vào sáng mai để không lãng phí thời gian;
Lập kế hoạch là một thói quen có thể thay đổi bạn theo hướng tích cực;
Hãy làm theo những hướng dẫn sau và bạn hoàn toàn có thể thay đổi cách mình đang phung phí thời gian:
1. Trước khi ngày kết thúc, xác định và viết ra những việc cần làm vào ngày mai sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu công việc của mình.
2. Mỗi buổi sáng, tập trung hoàn thành danh sách công việc của bạn từ hôm qua trước trưa.
3. Lặp lại thói quen như vậy, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
Bạn có thể tăng gấp đôi hiệu quả của mình với quy trình / thói quen đơn giản này.
Áp dụng phương pháp 1–3–5 để tạo và quản lý danh sách công việc của bạn trong ngày
Vào bất kỳ ngày nào, giả sử rằng bạn chỉ có thể thực hiện một điều lớn, ba điều trung bình, và năm điều nhỏ, và thu hẹp danh sách việc cần làm của bạn thành chín mục đó.
Điều này có nghĩa là thời gian biểu hàng ngày của bạn sẽ có:
1. Một nhiệm vụ rất quan trọng;
2. Ba nhiệm vụ có tầm quan trọng trung bình;
3. Năm nhiệm vụ nhỏ;
Tất nhiên, điều này có thể linh hoạt, tùy thuộc vào các đầu việc quan trọng bạn cần thực hiện để thúc đẩy mục tiêu công việc của bạn và tuỳ thuộc vào năng suất của bạn. Như mình, ngày nào sức khoẻ tốt, tinh thần sảng khoái, có vẻ hiệu quả, mình sẽ xong được khoảng 5 việc quan trọng, 10 việc trung bình và 3-5 việc be bé khác.
Danh sách công việc ưu tiên là một người bạn tuyệt vời để bạn theo dõi tiến độ công việc, tránh bị quá tải và lãng phí thời gian vào những điều không đâu.
Tôi đã sử dụng kết hợp các phương pháp này tùy thuộc vào lượng công việc tôi có. Tàn nhẫn một chút với việc cần làm của mình, bạn sẽ thấy việc đó trở nên dễ dàng hơn và bạn sẽ có thể chọn đúng phương pháp vào đúng thời điểm.
Bạch Dương
P/S. Share giúp Dương bài viết này đến bạn bè, những ai đang cảm thấy bị hút hết tuổi trẻ vào những trăn trở công việc nhé.
Comments