PR nội bộ là hoạt động cơ bản để hình thành sự kết nối và tạo ra những cuộc đối thoại trong một doanh nghiệp. Khi nó đạt hiệu quả, hoạt động này đảm bảo cho hiệu quả kinh doanh, cải thiện sự hợp tác, tăng hiệu suất làm việc. Nó hỗ trợ cho văn hóa doanh nghiệp được định hình hoặc cải thiện hành vi của các cá nhân đề phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp làm tốt truyền thông nội bộ, kết quả có thể nhìn thấy được và đo lường được.
Tuy vậy, rất nhiều chủ doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – SMEs) vẫn còn đang hiểu sai, hiểu nhầm và hiểu chưa đủ về PR nội bộ. Bài viết ngắn gọn dưới đây sẽ quy hoạch lại khái niệm PR nội bộ hiện nay cũng như chỉ ra những yếu tố (có thể đo lường được) quyết định hiệu quả của hoạt động PR nội bộ trong một doanh nghiệp.
Hiểu đúng về PR nội bộ
Mỗi doanh nghiệp cần duy trì thông tin liên lạc giữa các chi nhánh, lãnh đạo, quản lý nhân viên và người lao động của họ. Điều này gọi là “giao tiếp nội bộ”, một tính năng thiết yếu trong cơ cấu hành chính của doanh nghiệp. PR nội bộ hỗ trợ, thúc đẩy quá trình giao tiếp này hiệu quả hơn, trơn tru hơn. Thực tế ngày nay, bộ phận Nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì thông tin liên lạc nội bộ, bên cạnh sự hỗ trợ của bộ phận PR.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, kinh doanh càng mang tính cạnh tranh cao thì chủ doanh nghiệp càng có nhu cầu duy trì các kênh thông tin nội bộ tốt. Trụ sở chính phải thường xuyên thông báo các thay đổi trong chính sách và chính sách mới với các chi nhánh. Các báo cáo tăng trưởng kinh doanh, dự đoán nhu cầu thị trường, thông tin chuyên ngành được tập hợp gửi về trụ sở chính giúp duy trì truyền thông nội bộ như một dòng chảy liên tục không ngừng. Nhân viên cần được khuyến khích nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần sáng tạo cũng như nắm được các mục tiêu kinh doanh, văn hóa, đạo đức của công ty để họ thực sự có sự tham gia và cống hiến với những việc họ làm. Công nhân trong dây chuyền sản xuất cần nhận thức được về những mục tiêu chung và trách nhiệm của họ để xử lý và vượt qua những trở ngại trong công việc. Ngay cả những thông tin nhỏ nhặt nhất như thay đổi địa điểm canteen, điều chỉnh thực đơn ăn trưa … cũng cần phải được thông báo trước và đầy đủ cho nhân viên. Ngược lại, người lao động nhờ có PR nội bộ sẽ bày tỏ với cấp lãnh đạo, quản lý cao hơn những bất bình, kỳ vọng và cả những khó khăn của họ. Thông tin nội bộ được thông suốt sẽ tạo nên một sự gắn kết mạnh mẽ và lâu dài giữa nhân viên – quản lý, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phân, phòng ban trong một doanh nghiệp. Nó cũng đồng thời loại bỏ sự hiểu lầm, kích thích tăng trưởng của doanh nghiệp. PR nội bộ, bên cạnh đó cũng đảm bảo sự tham gia của tất cả mọi người vào hoạt động giao tiếp.
Để hoạt động PR nội bộ hiệu quả
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu như hiện nay, tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp không phải là sản phẩm, quy trình hay công nghệ – mà chính là các nhân viên. Việc trao quyền cho nhân viên và sự tham gia thực sự của họ vào các hoạt động của công ty ảnh hưởng rất lớn đến lợi thế cạnh tranh, cụ thể những công ty này “tăng 40% mức độ hài lòng của khách hàng, 30% lợi nhuận và 36% hiệu suất tổng thể” (Nguồn Frost & Sullivan).
Trong nhiều vai trò và trách nhiệm khác nhau, đội ngũ PR nội bộ sẽ chỉ đạt được thành công như trên bằng cách:
Hiểu đối tượng công chúng của PR nội bộ: nhân viên, các bên liên quan.
Nắm rõ các mục tiêu, kết quả kinh doanh
Cải thiện sự tham gia của nhân viên vào mọi hoạt động và lĩnh vực trong doanh nghiệp
Xây dựng chiến lược truyền thông hấp dẫn phù hợp với chiến lược kinh doanh hướng tới nhân viên để họ cùng tham gia nỗ lực
Lựa chọn các kênh thông tin, training, truyền cảm hứng… để họ nắm được mục tiêu của công công ty
Các nhà lãnh đạo cần xây dựng một bộ công cụ quy định về hành vi, thái độ, văn hóa dành cho nhân viên và doanh nghiệp
Một số nhầm lẫn phổ biến về PR nội bộ:
PR nội bộ là xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp mô phỏng bối cảnh doanh nghiệp đang được vận hành, nó bao gồm những giá trị của doanh nghiệp được xác định bởi chính nhân viên. PR nội bộ chỉ có vai trò thúc đẩy, củng cố, hỗ trợ việc hình thành hoặc duy trì chứ không phải là công cụ để “tạo ra” văn hóa doanh nghiệp.
PR in-house và Internal PR
PR in-house là cụm từ dùng để phân biệt bộ phận PR nằm trong doanh nghiệp với các công ty cung cấp dịch vụ PR (PR Agency). PR in-house bao gồm các hoạt động cả Đối nội lẫn đối ngoại và PR nội bộ (Internal PR) là một mảng của PR in-house.
Nhầm lẫn giữa vai trò của PR nội bộ và các hoạt động của HR
Nhiều PR nhầm lẫn vai trò của mình với một phần công việc của HR, ví dụ như hoạch định các chính sách về nhân sự, phúc lợi v.v. Thực tế một số công ty Việt Nam vẫn duy trì bộ phận “Công đoàn” – nhằm tổ chức và duy trì các hoạt động cải thiện và nâng cao đời sống tinh thần của cán bộ nhân viên. PR có thể cùng hỗ trợ nếu như công ty đã có sẵn các bộ phận này, tuy nhiên, không nên nhầm lẫn hoặc chồng chéo các chức năng nhiệm vụ với nhau, cũng như không nên ôm đồm.
2. Cách viết một chiến lược PR nội bộ
Chiến lược PR nội bộ là gì? Câu hỏi khá phổ biến với những người mới vào nghề. Hãy thoải mái, lấy một tách trà và chúng ta sẽ bắt đầu tìm hiểu.
Một chiến lược PR nội bộ trông như thế nào? Doanh nghiệp hay cá nhân bạn có cần không? Bạn nên viết nó như thế nào? Dài ngắn ra sao?
Vậy chiến lược PR nội bộ là gì? Nó giống như một bản đồ, nơi mô tả hành trình giao tiếp dẫn tới thành công của một doanh nghiệp. Chiến lược này cần giải quyết được mấy vấn đề:
Vị trí hiện tại của bạn
Vị trí bạn mong muốn đi tới Bạn đi đến đó bằng cách nào
Mất bao nhiêu thời gian và tại sao
Những thứ liên quan tới hành trình
Tại sao con đường/phương pháp đi này là tốt nhất
Làm thế nào để mình đã đến đích (đo lường)
Tóm lại, những gì quan trọng nhất đối với một chiến lược PR nội bộ, chủ yếu là xoay quanh câu hỏi “Ở đâu, như thế nào và chiến thuật gì?”.
Những chú ý quan trọng
Bạn cần phải ghi nhớ một cách chính xác: các dự án cụ thể, lĩnh vực kinh doanh, chi tiết các bước xây dựng chiến lược, khuyến khích mọi trao đổi và ý kiến góp ý để phù hợp với kế hoạch của doanh nghiệp. Tập trung vào các vấn đề: bạn muốn nhân viên làm/nói/nghĩ/cảm nhận như thế nào, những ưu tiên, ngân sách và nguồn lực để thực hiện việc đó. Kết quả cuối cùng cần được đo lường như thế nào?
Tip: Chiến lược PR nội bộ phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty. Nếu không, bạn cần tự hỏi tại sao bạn lại đang viết nó. Trên tất cả, mục đích của việc giao tiếp nội bộ chính là để giúp công ty thực hiện chiến lược kinh doanh của mình.
Trước khi bắt dầu
Bạn cần biết các bên liên quan bao gồm những ai, những đối tượng mà bạn phải giao tiếp, những kênh bạn đang có và tại sao chúng phù hợp, cũng như những điều bạn muốn đạt được là gì. Chiến lược phải định hình được tất cả những thông tin này để mọi người đều hiểu con đường mà công ty đang đi, làm sao để họ trở nên phù hợp, tại sao phương pháp này lại tốt nhất và làm thế nào để bạn đi tới đích. Đo lường là biện pháp cần thiết để biết được bạn đã làm được những gì, những gì đang diễn ra và khi nào bạn đạt được mục tiêu.
Format của một chiến lược cần như thế nào?
Câu trả lời ngắn gọn là: tùy thuộc. Một số công ty sử dụng tài liệu dạng word document, file powerpoint và một số sử dụng excel.
Tip: Hãy nghĩ đến những gì sẽ xảy ra khi bạn đang viết chiến lược. Lý tưởng nhất chiến lược cần là một tài liệu mà mọi người ai cũng có thể tìm đọc, sử dụng. Nếu sử dụng các định dạng word/pdf, bạn cần có mục lục để mọi người tiện tra cứu.
Độ dài ngắn của chiến lược?
Tốt hơn là nó nên… ngắn, bởi vì bạn muốn mọi người đọc và hành động. Đừng quá dài dòng rườm rà khiến chẳng ai buồn đọc. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một chiến lược chi tiết, trả lời được những câu hỏi về các kênh sử dụng, phân tích các bên liên quan, các nghiên cứu thực tế…
Ai là người viết chiến lược?
Đa số các công ty yêu cầu bộ phận PR nội bộ viết chiến lược này. Chẳng có gì ngạc nhiên vì đây là bộ phận hiểu rõ nhất những gì cần phải làm và làm thế nào để nó phù hợp với chiến lược kinh doanh.
Tip: Bạn nên tham khảo các đối tượng có liên quan khác như nhân sự, pháp lý và CNTT.
Nên đưa gì vào chiến lược?
Chiến lược thường bao gồm:
Vấn đề/ Mục đích: gắn liền với mục tiêu kinh doanh, ví dụ như tăng doanh số bán hàng, cần một sự thay đổi …
Tóm tắt tổng quan: giới thiệu chiến lược, nguồn lực và thời gian
Cấu trúc: Mô tả vị trí hiện tại của bạn, nơi bạn muốn đi tới và lý do tại sao, làm thế nào bạn đi được tới đó và làm thế nào để biết bạn đã tới đích. Phần này cũng cần đưa ra các yếu tố nguồn lực, thời gian của chiến lược.
Mục tiêu truyền thông: giải thích vì sao cần có chiến lược và những gì chiến lược cố gắng đạt được. Mục tiêu có thể bao gồm những thay đổi về mặt hành vi hoặc hành động cần các đối tượng thực hiện.
Đo lường: cách xác định và đo lường mức độ thành công. Phần này cần chỉ ra những biểu hiện chứng tỏ thành công và những bước đi tiếp theo.
Thông điệp chính: thông điệp có thể dành cho toàn bộ doanh nghiệp, một dự án cụ thể hoặc một nhóm người cho công ty. Nên ngắn gọn, dễ nhớ và phù hợp.
Biểu đồ các bên liên quan (người lao động, công đoàn, các cổ đông, khách hàng…): giúp bạn xác định những ai bạn cần giao tiếp cùng và không bỏ sót bất kỳ ai.
Kênh PR: chi tiết các kênh truyền thông sẽ sử dụng và khi nào. Cần đảm bảo một cơ chế phản hồi hiệu quả và các kênh giao tiếp hai chiều.
Quy trình phê duyệt: ai là người ký tắt vào chiến lược, ai là tác giả, ai là người duyệt chính?
Timeline: đảm bảo chiến lược được thực hiện đúng, thích hợp cũng như nhắc nhở về những ngày hoặc sự kiện quan trọng.
Phụ lục: Các thông tin bổ sung, xem xét cùng chiến lược nhưng không nằm trong các tài liệu chính.
Nếu bạn chưa bao giờ từng lập một chiến lược PR nội bộ, hãy bám vào những gợi ý ở trên. Nhưng quan trọng, chiến lược cần được thực hiện dựa trên những nghiên cứu thực tế, đánh giá hiện trạng, gắn với bối cảnh doanh nghiệp và dễ hiểu đối với tất cả mọi người.
3. Tối ưu công cụ trong PR nội bộ
Công cụ trong PR nội bộ được hiểu là những phương tiện để giúp người làm PR nội bộ có thể làm tốt công việc của mình, đó là thúc đẩy giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Những công cụ này cần được làm mới cũng như cần kết hợp với những cộng cụ mới của thời đại truyền thông 3.0 để tăng cường hiệu quả truyền thông nội bộ. Dưới đây là một số gợi ý cho các bạn về các công cụ mới cho PR nội bộ và cách ứng dụng chúng hiệu quả:
Làm mới bản tin nội bộ
Bản tin nội bộ là một trong số những công cụ phổ biến và lưu trữ thông tin quan trọng trong doanh nghiệp. Báo chí hiện đại đang ngày một đổi mới và phân hóa sâu sắc để thu hút được sự chú ý và quan tâm của các nhóm đối tượng độc giả. Vậy bản tin nội bộ, muốn được độc giả nội bộ quan tâm cũng cần những sự F5 triệt để.
Được chủ biên một tờ tạp chí nội bộ, trước tiên hãy suy nghĩ và hành động như bạn đang sở hữu một tòa soạn mini:
Hãy xác định mục đích thành lập bản tin. Từ đó định được hướng đi cho bản tin, tần suất ra mắt ấn phẩm, số lượng bài viết, xây dựng đội ngũ CTV lấy tin và đội ngũ chuyên gia để cùng bạn biên tập những chuyên đề yêu cầu chuyên môn cao. Bản tin nội bộ đối với độc giả của một doanh nghiệp thì cũng có chức năng như các chức năng của báo chí thông thường vậy: chức năng thông tin chính thống, chức năng định hướng tư tưởng cổ vũ hành động, chức năng khai sáng và giải trí, chức năng giám sát và phản biện, chức năng quảng bá.
Hãy thành lập những chuyên mục, xây dựng những chuyên đề và lựa chọn những nhóm thông tin độc giả nội bộ thực sự quan tâm. Các nhóm chuyên mục được gợi ý: Tin tức mới nhất về sự vận động của các bộ phận trong doanh nghiệp, Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, Chính sách của công ty và ngành dọc đối với người lao động, Thông tin giúp nâng cao cải thiện đời sống văn hóa tinh thần, Các câu chuyện thể hiện những góc khuất chưa khai thác của đồng nghiệp đằng sau những nỗ lực trong công việc và cuộc sống, Những cuộc thi có phần thưởng…
Hãy đầu tư cho hình thức bản tin: Có hai điều người làm truyền thông nội bộ cần lưu ý đó là sử dụng HÌNH ẢNH và THIẾT KẾ trong các ấn phẩm nội bộ. Hãy luôn luôn lưu ý để bố trí nhân sự chụp lại những tấm ảnh đẹp, ảnh có tính thời sự, có sắc thái của nhân vật. Công nghệ thiết kế dàn trang ngày nay đã đạt đến nhiều nấc thang mới của sự sáng tạo, truyền cảm hứng với những hình khối, màu sắc và font chữ hiện đại. Hãy chịu khó cập nhật những xu hướng thiết kế này để ấn phẩm cuối của các bạn thật xuất sắc.
Khoác cho thông tin những hình thái mới
Thông tin trong thời đại truyền thông 3.0 cần được thể hiện ở dạng diễn đạt ngắn gọn, xúc tích, cho thấy bối cảnh tổng quan và thông minh. Vậy vận hết nội công để hô biến những câu chuyện trong doanh nghiệp của mình thành những “sản phẩm nghệ thuật bình dân” mới mẻ như thơ, vè, bài hát, hình ảnh, infographic, animation motion graphic, vlog, emotional video, illustrator vector, tranh biếm họa vẽ tay, infomatic website, contest…
Hiệu ứng từ hình ảnh, màu sắc, âm thanh của những chất liệu đa phương tiện sẽ giúp độc giả hứng thú hơn kể cả với những thông tin tưởng chừng như là khó tiếp nhận.
Sử dụng “Celebrities” nội bộ
Những vị lãnh đạo, quản lý bậc trung giàu cảm hứng, có phong cách hay chỉ là những bạn “phó thường dân” với nụ cười duyên và một chút tài lẻ, một chút nhiệt tình với công việc đoàn thể sẽ là những sứ giả tuyệt vời để việc truyền tải thông tin tới CBNV của bạn trở nên thuận lợi hơn. Hình ảnh, cá tính của các Celeb nội bộ là những thông điệp rất cụ thể và thân thiện để gây cho CBNV sự dễ cảm mến.
Đồng loạt và nhất quán đẩy thông tin lên các kênh nội bộ trực tuyến
Ngày càng có nhiều công cụ trực tuyến được nghiên cứu, phát triển và ứng dụng rất tốt vào việc làm kênh thông tin cho nội bộ các doanh nghiệp.
Group Facebook & Group Linkedin: Facebook và Linkedin là 2 trang mạng xã hội phát triển chức năng “Nhóm/Group”. Đây là chức năng giúp cung cấp một không gian ảo trên internet giúp một nhóm nhỏ có thể chia sẻ thông tin và tương tác. Người làm PR nội bộ có thể sử dụng các Group trên mạng xã hội để đăng tải các thông tin “nóng”, thông tin theo thời gian thực và các nhóm thông tin nhẹ nhàng kêu gọi sự giao tiếp “ảo mà thật” của nhân sự. Những loại thông tin ngắn này cũng có thể gửi trực tiếp qua điện thoại thông minh cho nhân sự qua các OTT Group Chat có nền tảng công nghệ ổn định như Viber, Line Chat, Whatsapp, Zalo.
eMagazine ISSU: Với chức năng chính là biến những file thiết kế PDF thành ấn phẩm có thể đọc dưới dạng trải nghiệm mô phỏng trang lật, ISSU giúp cho những ấn phẩm thiết kế điện tử trở nên thân thiện hơn với người đọc. Bên cạnh đó, bạn có thể dễ dàng tạo một tài khoản cho doanh nghiệp và quản lý các ấn phẩm theo thời gian đăng tải.
Bảng tin điện tử LCD: Không còn phải in ấn các bản tin bằng giấy A4 và chạy qua chạy lại giữa các bộ phận để ghim lên bảng giấy như cách làm truyền thống, những người làm PR hiện đại có thể đề xuất sử dụng hệ thống LCD thông tin nội bộ. Chỉ cần một hệ thống quản trị nho nhỏ và vài lượt click chuột, ấn phẩm thiết kế ưng ý của bạn có thể đến với khắp các góc ngách của doanh nghiệp. Thông tin qua LCD, bạn còn có thể sử dụng các sản phẩm đa phương tiện như Radio, Audio vô cùng hấp dẫn.
Sự kiện nội bộ
Sự kiện nói chung và sự kiện nội bộ nói riêng luôn là những dịp đặc biệt đem lại những cảm xúc sâu sắc và ấn tượng khó quên. Sử dụng cả một sự kiện để truyền đạt những thông tin nội bộ luôn là một cách làm hiệu quả.
Tăng tần suất tổ chức sự kiện: Hãy mạnh dạn đề xuất tăng dần tần suất tổ chức các sự kiện nội bộ với quy mô nhỏ hơn. Nhiều niềm vui nho nhỏ sẽ góp thành niềm vui to lớn, nhiều câu chuyện được chia sẻ nho nhỏ sẽ làm nên sự thấu hiểu xuyên suốt bộ máy.
Tham khảo một số loại hình sự kiện mới: “Truyền hình thi gì, ta thi nấy” đã từng là một xu hướng tổ chức sự kiện nội bộ trong các doanh nghiệp ở Việt Nam. Nhưng thi mãi cũng nhàm, trong khi mục đích là muốn mọi người giao tiếp nhiều hơn với nhau, các bạn có thể tham khảo mô hình Team Set, Speaking Minutes, Happy Hours. Đây là các mô hình mà người làm PR nội bộ khuyến khích lãnh đạo và CBNV dành 30 phút mỗi tuần để tạm dừng công việc, tới một không gian chung và chia sẻ quan điểm cá nhân theo cặp hoặc theo nhóm về những vấn đề xã hội.
Tham gia chứ đừng tham dự: Hãy tạo môi trường và khuyến khích CBNV cùng tham gia vào khâu tổ chức các sự kiện nội bộ. Khi tham gia, dù chỉ đóng góp với một vị trí rất nhỏ, nhân sự sẽ có tình cảm và trách nhiệm cống hiến cho sự kiện đó. Không chỉ tới tham gia sự kiện, các bạn sẽ có ý thức về việc vận động đồng nghiệp cùng tới dự.
4. PR Nội bộ, Bản tin nội bộ và Làm sao để thu hút nhân sự tham gia hoạt động nội bộ?
VỀ CÔNG VIỆC PR NỘI BỘ
1. Bản chất của công việc PR nội bộ là quản lý thông tin nội bộ. Các kế hoạch xây dựng hoạt động PR nội bộ bền vững cần xuất phát từ nhu cầu quản lý thông tin này. Từ việc xác định rõ xem doanh nghiệp cần Phát hành thông tin nào? vào thời gian nào? tới nhóm đối tượng nội bộ nào? để làm gì? người làm PR sẽ có cơ sở để sáng tạo ra các hình thức giao tiếp nội bộ phù hợp.
2. Để quản lý thông tin nội bộ, người làm PR nội bộ trước tiên cần phải xây dựng ý thức nhận diện các nhóm thông tin trong nội bộ, sau đó là tạo thói quen ghi chép lại thành tin tức và tạo cơ chế phát hành, lưu trữ. Muốn phát hành được thông tin trong nội bộ, người làm PR cần xây dựng hệ thống kênh thông tin nội bộ. Các kênh thông tin nội bộ này rất đa dạng và tuỳ mỗi quy mô doanh nghiệp mà người làm PR có thể lựa chọn sử dụng: Từ các công cụ online như Email Stuff, eNewsletter, Intranet, Website tin tức nội bộ, Blog, Group trên các trang mạng xã hội hay các công cụ giao tiếp được thiết kế riêng thông qua các hệ thống quản lý giao tiếp nội bộ như Sharepoint, Asana… cho đến các kênh trực tiếp như Họp, Thông báo bản cứng, Bảng tin, Tờ bản tin Breaking News, Bản tin được sản xuất và in dưới dạng báo in…
Nhận diện, biên soạn, lưu trữ và phát hành thông tin nếu làm thường xuyên được đã là rất tốt, nhưng chưa đủ. Nếu muốn các hoạt động thông tin nội bộ thực sự đi vào cuộc sống hơi thở của doanh nghiệp, được CBNV và Ban lãnh đạo ghi nhận và hưởng ứng, thậm chí là muốn có sự tham gia sản xuất của họ, thì người làm PR còn cần tổ chức các hoạt động mới để có nguồn tin, khai thác chọn lọc và sáng tạo ra các hình thức thể hiện thông tin một cách mới mẻ, thu hút. Một số gợi ý:
Đầu tư cho hình thức thể hiện thông tin, biến những thông báo và số liệu khô khan dạng thuần văn bản thành bản thiết kế đồ hoạ sinh động, audio, video…
Biến những báo cáo, số liệu thành dạng bảng biểu, infographic
Với những nhóm thông tin quan trọng cần công chúng nội bộ “nằm lòng”, người làm PR có thể làm ra hẳn một dự án với nhiều hoạt động diễn ra liên tục nhằm bổ sung, tương trợ giúp phổ biến, lặp lại và khắc sâu những thông tin quan trọng.
3. Bên cạnh việc quản lý thông tin, một trong số những nhiệm vụ quan trọng của người làm PR là tư vấn. Người làm PR cần tư vấn cho lãnh đạo hiểu được tầm quan trọng của các công việc PR nội bộ và hiện thực hoá bằng các hoạt động thực tế, tư vấn cho các quản lý bậc trung, các nhân sự trong doanh nghiệp hiểu và hưởng ứng, tham gia tích cực vào các hoạt động. Muốn tư vấn được, đôi khi người làm PR cần phải xin phép được thử nghiệm, và chứng minh sự cần thiết của các tác vụ mà mình cho là nên tổ chức thông qua kết quả của sự thử nghiệm đó. Người làm PR cũng cần liên tục tìm hiểu, lắng nghe, trau dồi và học hỏi những cách làm mới để có cơ sở tri thức vững chắc đem đi tư vấn cho mỗi nhóm đối tượng. Cũng đừng quên đặt mình vào vị trí của người cần tư vấn, để hiểu hơn về những khó khăn của họ trong việc ra quyết định hỗ trợ cho công việc PR nội bộ vốn không nằm trong mô tả công việc của họ.
4. Người làm PR nội bộ tuy trước giờ thường được xem là nhân sự gắn liền với hoạt động ăn-chơi-xem mang tính vui vẻ, năng động, hoạt náo của doanh nghiệp nhưng đôi khi khá đơn độc bởi đa số mọi người – bao gồm cả lãnh đạo – chưa thực sự hiểu được bản chất công việc PR nội bộ và chưa có sự đầu tư đúng hướng. Do đó công việc PR nội bộ đòi hỏi phải có sự kiên trì và chủ động: tự đưa ra kế hoạch, tự quản lý thậm chí là tự đánh giá sự thành bại, sự trưởng thành của bản thân trong công việc.
5. Tuy PR nội bộ có nhiều tác vụ khác nhau, nhưng người làm PR luôn cần rèn luyện để nắm vững và trau dồi những kỹ năng và khả năng quan trọng:
Kỹ năng lập kế hoạch công việc và giữ tiến độ công việc
Kỹ năng nhận diện thông tin và biên soạn, biên tập thông tin
Chụp ảnh thời sự, sự kiện và chỉnh sửa ảnh cơ bản (cắt cúp, water mark, sửa màu sửa sáng tối…)
Thiết kế dàn trang cơ bản, để có thể hỗ trợ chỉnh sửa khi các designer quá tải
Quay dựng video cơ bản
Khả năng giao tiếp chân thành
Khả năng thuyết phục
Thêm rất nhiều sự nhiệt thành, tích cực và luôn giữ cho mình tâm thế “cho đi” không vụ lợi
BẢN TIN NỘI BỘ
1. Doanh nghiệp như thế nào thì nên xây dựng bản tin nội bộ phát hành định kỳ?
Doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, các nhân sự không có điều kiện quen biết hết nhau (khoảng trên 50 nhân sự)
Doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, nhân sự phân tán không tập trung
2. Bản tin nội bộ nên đưa vào các nội dung gì?
Tin tức về tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp
Các hoạt động, sự kiện đã, đang và sẽ diễn ra
Viết về các nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp
Thể hiện các giá trị cốt lõi, tầm nhìn của doanh nghiệp
Tài liệu đào tạo, các kiến thức thiết thực liên quan đến công việc
Thư, lời của lãnh đạo
Các câu chuyện thành công
Thông tin chuyên ngày
Chuyên mục chuyện cười xuất phát từ chính đời sống công việc
Thống kê/ Infographic
Tổ chức các cuộc thi, minigames
Trang bìa: Dúng chính hình ảnh của con người, hoạt động trong công ty
Các chính sách, cơ chế mới cần phổ biến
3. Làm sao để bản tin nội bộ đảm bảo ra đúng ngày phát hành định kỳ?
Lý do chính khiến bản tin nội bộ không ra đúng ngày phát hành có thể là do các phòng ban gửi bài về muộn, tổng biên tập/sếp duyệt muộn, hay lý do từ phía nhà in…
Giải pháp
Luôn luôn giục lãnh đạo duyệt bài, thậm chí đưa ra deadline cho họ và không quên “warning” là sau deadline thì coi như lãnh đạo đã duyệt
Cần có các phương án back-up: Luôn có sẵn một lượng bài dự trữ để thiếu trang sẽ đưa vào
Cần lập và theo sát kế hoạch ra bản tin để hạn chế chậm trễ
4. Trình tự phát hành một số của bản tin nội bộ:
Định hướng chủ đề cho bản tin
Ra outline của bản tin, phân bổ tỷ lệ bài viết
Viết bài, lấy tin, đồng thời “đặt hàng” các phòng ban
Biên tập bản tin
Thiết kế, dàn trang
Kiểm tra và Duyệt bản bông
Phát hành
LÀM SAO ĐỂ KHUYẾN KHÍCH NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP THAM GIA HOẠT ĐỘNG PR NỘI BỘ
1. Người làm PR nội bộ cần luôn ghi nhớ: Sẽ không bao giờ nhận được sự ủng hộ 100% của tất cả nội bộ doanh nghiệp, vì thế khi làm việc với nội bộ sẽ cần tới sự linh hoạt, tinh tế.
2. Trong các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, nhân sự có thể được chia thành các nhóm:
Nhóm tham gia tích cực
Nhóm tham gia nhưng chưa tích cực
Nhóm muốn tham gia nhưng còn ngần ngại
Với mỗi nhóm này cần có cách tiếp cận khác nhau
Trong mọi trường hợp, nhân sự PR nội bộ cần là người nhanh nhẹn chủ động trước tiên
Cần xác định nhóm luôn tham gia tích cực để vận động họ thành “chim mồi”, đi tiên phong trong các phong trào, hoạt động của công ty.
Đối với những người chưa thực sự tích cực, có thể trao cho cho họ những vai trò quan trọng để kích thích tinh thần tham gia của họ.
Đối với nhóm muốn tham gia nhưng còn ngần ngại: Cần quan sát để phát hiện ra mong muốn của họ và chủ động đề nghị họ tham gia vào các hoạt động.
3. Làm thế nào để khuyến khích mọi người viết bài cho bản tin nội bộ?
Tìm kiếm các cây bút từ các phòng ban để “gửi gắm” ý tưởng, thuyết phục và gợi ý hướng dẫn để các cây viết vượt qua rào cản tâm lý, tham gia sản xuất tin bài;
Xây dựng cơ chế nhuận bút (Nhớ thông qua BLĐ) để khuyến khích mọi người viết bài. Ở những doanh nghiệp lớn, báo in khi được phát hành còn được bán về các đơn vị để có thêm nguồn thu trả nhuận bút;
Tổ chức gặp gỡ, họp, đào tạo chuyên nghiệp về viết, định kỳ có hình thức gặp gỡ tạo thành một cộng đồng nhỏ những cây viết nội bộ, xây dựng cơ chế định kỳ tri ân cộng tác viên viết bài thân thiết;
Khuyến khích nhân sự tham gia viết bài về chính những câu chuyện nghề nghiệp chuyên môn của họ, chính những đồng nghiệp mà họ kề vai sát cánh mỗi ngày và về chính những bài viết chuyên sâu nghiên cứu về một nhóm tri thức ngành nghề của họ để giúp độc giả nội bộ nâng cao nhận thức, hiểu hơn về tính chất công việc, về khó khăn thuận lợi của đơn vị mình, từ đó hiểu hơn và thông cảm hơn với nhau trong công việc;
Tạo diễn đàn với các chủ đề gây tranh luận để vận động được sự tham gia ý kiến của nhân sự đến từ những bên trái chiều.
5. HỎI ĐÁP VỀ PR NỘI BỘ
1. Cán cân tài chính giữa PR nội bộ và PR ra ngoài doanh nghiệp.
Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của Công ty (B2B hay B2C) mà người làm PR có thể ngân đối ngân sách tài chính. Thường thì tỉ lệ sẽ ngân sách chi cho hoạt động PR nội bộ và PR ngoài doanh nghiệp sẽ là 20/80 hoặc 30/70.
2. Làm sao để hoạt động PR nội bộ có thể kết nối được nhân sự đông với sự ngăn cách về địa lý, tuổi tác và trình độ văn hóa?
Để kết nối được lượng nhân sự đông với ngăn cách địa lý, tuổi tác và trình độ văn hoá, thì người làm PR cần tìm mối quan tâm chung nhất hoặc quyền lợi chung của tất cả các đối tượng. Đề làm được việc đó, người làm PR phải dành thời gian tiếp xúc với đối tượng của mình để hiểu được họ.
Bước đầu triển khai kế hoạch kết nối, bạn nên chọn những phương pháp an toàn và dễ thực hiện. Ví dụ, bạn có thể tạo kênh để mọi người tương tác với các phòng ban khác hoặc các lãnh đạo, vì dù là đối tượng nào họ cũng có nhu cầu chia sẻ và được lắng nghe.
Vì giải trí, vui chơi là nhu cầu của tất cả mọi người, do đó PR nội bộ nên tận dụng các hoạt động có tính chất vui tươi sau đó lồng thêm các thông điệp mà PR muốn truyền đạt vào một cách khéo léo và tế nhị.
Có thể tạo ra các cuộc thi online/offline, cuộc thi giữa các nhóm, các miền, các chi nhánh với những phần thưởng xứng đáng để thu ngắn khoảng cách địa lí, cũng như kết nối các cá nhân với nhau. Phần thưởng sẽ khích lệ họ tham gia vào chương trình, đồng thời tâm lý thắng thua sẽ khiến họ “máu chiến” hơn bao giờ hết.
“Simple is the best” – sử dụng thông điệp phù hợp với tất cả đối tượng. Dù dạng viết hay nói đều nên chọn cách đơn giản nhất, thật dễ nhớ, dễ hiểu, không quá “văn vẻ”. Đơn cử như đối tượng lao động chân tay, họ thường sẽ quan tâm đến cơm áo gạo tiền thiết thực, vì vậy sẽ không có thời gian để đọc hoặc nghe những điều cao siêu hay quá xa vời.
Khi có kế hoạch đưa ra dự án mới triển khai dài hạn và quan trọng, người làm PR cần tham khảo ý kiến của đại diện các đối tượng (già, trẻ, trai, gái, bắc, nam…). Nếu quá nửa ủng hộ cho kế hoạch đó thì mạnh dạn triển khai, số còn lại lần đầu có thể chưa tham gia nhưng các lần sau họ sẽ chú ý và cân nhắc tham gia.
3. Làm sao để hạn chế sự can thiệp của lãnh đạo vào bản tin nội bộ?
Cần có thời gian để tìm hiểu, xây dựng kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp và thuyết phục Ban Lãnh đạo về kế hoạch của bản tin nội bộ. Trong kế hoạch cũng nên phân chia rõ các mảng nội dung, các phần thông tin cơ bản của bản tin và ai sẽ là người chịu trách nhiệm, những phần nào bắt buộc phải gửi duyệt hoặc có thể không (ví dụ Ban lãnh đạo sẽ chỉ duyệt những bài liên quan đến hoạt động kinh doanh). Như vậy cũng sẽ giúp hạn chế bớt phần nào sự can thiệp sâu vì chúng ta đã có phân công nhiệm vụ rõ ràng.
Khi triển khai, nên xây dựng các chủ đề gắn bó mật thiết với doanh nghiệp. Hãy cố gắng xây dựng độ tin cậy với lãnh đạo từ những số đầu tiên và chứng tỏ được rằng mình có thể kiểm soát tốt các nội dung thông tin trên Bản tin. Chỉ có xây dựng được niềm tin thì Ban Lãnh đạo mới ít can thiệp và để cho mình sự tự chủ trong việc xây dựng Bản tin. Ngược lại, bạn sẽ bị tuýt còi ngay.
4. Gợi ý cách làm PR nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Xây dựng các chương trình/ hoạt động có tác động nhanh, trực tiếp giúp các thành viên thấy vui và hào hứng. Đây là cách tiếp cận nhanh và hiệu quả nhất.
Xây dựng các kênh thông tin đa dạng nhưng phải đảm bảo được các yếu tố: hấp dẫn, gần gũi và dễ sử dụng.
Luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến phản hồi của các thành viên để các thông tin được truyền đi một cách hiệu quả và các hoạt động luôn nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình của các thành viên, phát huy được hiệu quả kết nối và thúc đẩy tinh thần của các thành viên.
Hãy bắt đầu từ những sự kết nối nhỏ nhất và xây dựng kế hoạch từ những mong muốn của “nhân dân”. Chỉ khi gắn với “dân”, “dân” được tham gia và làm cho “dân” vui thì mới lôi kéo và giữ chân được “dân” tham gia và gắn bó với các hoạt động của doanh nghiệp.
Đừng ngại thử nghiệm những cách làm mới. Nên bắt đầu từ những hoạt động ít tốn kinh phí nhất để làm phép thử với những doanh nghiệp nhỏ. Nhưng cũng đừng ngại phải chi tiền cho những hoạt động được đầu tư công phu, bài bản bởi đó chính là lúc các hoạt động PR nội bộ thực sự cần để phát huy được tác dụng trong doanh nghiệp.
Bạch Dương, Linh Phan tổng hợp
Comments