Bản chất truyền thông nội bộ chính là việc điều hành quyết định và định hướng những dòng chảy thông tin trong nội bộ tổ chức, lấy hẹp lại là trong doanh nghiệp.
Lập kế hoạch truyền thông nội bộ, bản chất không phải là làm bao nhiêu loại hình bản tin, tổ chức bao nhiêu sự kiện, bao nhiêu cuộc giao lưu, bao nhiêu cuộc team building… mà bản chất là ra quyết định xem ưu tiên xuất bản những nhóm thông tin nào đến bà con, từ đó mới lựa chọn mấy trong những phương thức trên để truyền tải cho hiệu quả.
Nếu nhân sự làm KH truyền thông nội bộ chỉ dừng lại ở duy trì trang intranet, làm mới trang tin nội bộ, bỏ báo in… thì kế hoạch năm nào chả như năm nào, đào đâu ra “sáng tạo” với “đổi gió”. Những chiếc vỏ chứa thông tin thì không đổi (hoặc lâu lâu mới đổi), cái đổi cái động tạo nên sự mới mẻ ở đây là “thông tin”.
Khó mà có thể thuê ngoài agency thực hiện truyền thông nội bộ.
Hoạt động truyền thông nội bộ, với bản chất là điều hành thông tin trong nội bộ, là công việc rất rất quan trọng, đặc biệt là với những doanh nghiệp đông nhân sự. Nôm na dễ hiểu, một mặt nó đóng vai trò như tuyên truyền, phổ biến các nhóm thông tin quan trọng mà các cấp quản lý muốn nhân sự phía dưới biết và chấp hành. Ở mặt khác nó đóng cả vai trò như dân vận, bằng cách này hay cách khác tìm hiểu đc các nhóm thông tin đang lan truyền trong nhân sự, từ đó có hướng trả lời hoặc điều hướng dư luận nội bộ sang góc khác, hướng về những điều tích cực. Bởi thế người hay bộ phận làm truyền thông nội bộ chính phải là những người nằm trong tổ chức, nắm rất rõ nội tình của tổ chức, thậm chí cả nhiều thông tin mật.
Giả như doanh nghiệp sắp launching một sản phẩm mới, đang trong khâu nghiên cứu xây dựng. Doanh nghiệp có thể thúc đẩy lan toả trong nội bộ câu chuyện về nỗ lực của nhóm nghiên cứu, thành quả nghiên cứu và thời hạn công bố sp dự kiến… trước khi tung thông tin ra bên ngoài. Mục đích việc làm này là cổ vũ khích lệ tạo động lực làm việc cho nhân viên. Thông tin này nếu tung ra ngoài có thể lại bất lợi cho doanh nghiệp. Vì thế việc thuê agency tiềm ẩn rủi ro.
Muốn truyền thông được trong nội bộ, nhân sự/bộ phận thực hiện công việc này phải thực sự hiểu nội bộ. Viết cái gì, vẽ vời gì, tổ chức gì sao cho chạm được vào tâm tư nguyện vọng của các đối tượng, sao cho sử dụng theme ngôn ngữ mà các đối tượng dễ nghe dễ hiểu dễ đi vào đầu, tránh những câu từ sáo rỗng vô hồn và cũng tránh rủi ro viết sai, viết gây chạnh. Thế thì, liệu một ekip agency ở ngoài có thể đủ hiểu, đủ tinh tế để mà vận hành truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp được hay không?.
Truyền thông nội bộ, với mục đích cuối cùng là tạo sự thông suốt về thông tin và đồng thuận trong tổ chức, muốn làm tốt trách nhiệm thuộc về PR Manager, với hai nhiệm vụ cơ bản là quan sát để định ra các nhóm thông tin cần truyền đi, tư vấn cho lãnh đạo ra các quyết định phê duyệt thông tin (và tiền để sáng tạo các hình thức truyền tải thông tin sao cho mới mẻ hiệu quả), kiểm soát nhân sự ở dưới thực hiện những công việc lan toả thông tin đồng thời nghe ngóng phản hồi gửi về để tiếp tục điều chỉnh chuỗi công việc của bộ phận mình.
Nhân sự/ bộ phận thực hiện truyền thông nội bộ thực sự rất khó “kiếm”, khó xây dựng. Người vừa phải hiểu chuyện, biết nhặt thông tin giá trị, biết giao tiếp chân thành vừa đủ, biết diễn đạt thông tin bằng văn từ hay biểu tượng, linh hoạt và cần rất nhiều sự dấn thân, lăn xả… cần cả chút máu nghệ sỹ trong mình. Nhân sự nội bộ còn chưa đáp ứng được thì tìm đâu một agency để phó mặc?.
Comentários